Okulary korekcyjne kupione dla przedsiębiorcy są przez fiskusa traktowane jako wydatek osobisty. Inaczej wygląda finansowanie okularów pracownikowi w ramach obowiązków BHP: taki wydatek może stanowić koszt podatkowy pracodawcy. Nie oznacza to jednak automatycznie prawa do odliczenia VAT.
O prawidłowym rozliczeniu decydują przede wszystkim: osoba, dla której kupowane są okulary, podstawa finansowania oraz dokumentacja. Wyjaśniamy, jak rozliczyć oba przypadki i na co zwrócić uwagę przed przekazaniem dokumentów do biura rachunkowego.
Okulary dla przedsiębiorcy – czy można zaliczyć je do kosztów?
Według utrwalonego stanowiska organów podatkowych zakup okularów korekcyjnych przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą służy zaspokojeniu jej osobistych potrzeb zdrowotnych. Sam fakt, że przedsiębiorca potrzebuje dobrego wzroku do wykonywania pracy, nie wystarcza do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów.
Dotyczy to również osób, które większość dnia pracują przy komputerze. Argument, że okulary są niezbędne do czytania dokumentów, programowania czy obsługi klientów, nie przekonuje organów podatkowych do zmiany kwalifikacji wydatku.
Takie stanowisko potwierdza m.in. interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 maja 2025 r., sygn. 0112-KDIL2-2.4011.338.2025.2.MM, dotycząca zakupu okularów przez przedsiębiorcę.
W praktyce standardowych okularów korekcyjnych przedsiębiorcy nie należy ujmować w kosztach podatkowych. Faktura wystawiona na firmę nie zmienia osobistego charakteru wydatku.
Odrębnej oceny wymagają okulary ochronne i specjalistyczne środki ochrony indywidualnej, także wyposażone w korekcję wzroku. Nie należy utożsamiać ich ze zwykłymi okularami korekcyjnymi używanymi na co dzień.
A co z odliczeniem VAT?
Prawo do odliczenia VAT ocenia się niezależnie od możliwości zaliczenia wydatku do kosztów w podatku dochodowym. Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT istotny jest związek zakupu z wykonywaniem czynności opodatkowanych.
W przypadku standardowych okularów korekcyjnych przedsiębiorcy organy uznają, że zakup służy przede wszystkim jego osobistym potrzebom zdrowotnym. W konsekwencji odmawiają prawa do odliczenia VAT. Samo posługiwanie się okularami podczas pracy nie jest wystarczające.
Właściciel firmy a pracownik własnej spółki
Powyższe zasady dotyczą przedsiębiorcy kupującego okulary na własne potrzeby w związku z prowadzoną działalnością. Sam status wspólnika spółki nie przesądza jednak o rozliczeniu. Jeżeli wspólnik jest jednocześnie rzeczywiście zatrudniony w spółce na podstawie stosunku pracy, finansowanie okularów może podlegać zasadom pracowniczym.
Samo posiadanie udziałów albo pełnienie funkcji członka zarządu na podstawie powołania nie daje automatycznie uprawnień właściwych pracownikowi.
Okulary dla pracownika – kiedy pracodawca musi je zapewnić?
Pracodawca ma obowiązek zapewnić okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, jeżeli:
- pracownik użytkuje monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy,
- wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykazują potrzebę ich stosowania podczas pracy przy monitorze.
Obowiązek wynika z § 8 ust. 2 w związku z § 2 pkt 4 rozporządzenia dotyczącego BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Od 17 listopada 2023 r. przepis obejmuje również szkła kontaktowe.
Połowa dobowego wymiaru czasu pracy nie zawsze oznacza cztery godziny. Jeżeli pracownik pracuje po cztery godziny dziennie, warunek spełnia przy korzystaniu z monitora przez co najmniej dwie godziny.
Sama recepta z prywatnej wizyty u okulisty nie zastępuje zalecenia wynikającego z badań przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikiem.
Rozporządzenie obejmuje również praktykantów i stażystów spełniających jego warunki. Sytuacja zleceniobiorców oraz osób współpracujących na B2B wymaga odrębnej analizy – nie należy automatycznie stosować do nich zasad opisanych dla pracowników.
Ile pracodawca powinien zwrócić za okulary?
Przepisy nie określają jednej kwoty refundacji obowiązującej wszystkich pracodawców. Zasady finansowania warto ustalić w regulaminie, zarządzeniu lub innej wewnętrznej procedurze.
Przyjęta kwota powinna umożliwiać rzeczywistą realizację zalecenia lekarskiego: zakup odpowiednich szkieł, podstawowych oprawek i wykonanie okularów. Symboliczny limit, za który nie można kupić potrzebnych okularów, nie zapewnia wykonania obowiązku BHP.
Pracodawca nie musi natomiast finansować każdej dopłaty wynikającej z osobistych preferencji pracownika, np. wyboru droższych, markowych oprawek. Taką różnicę pracownik może pokryć sam.
Procedura powinna określać sposób dokumentowania zakupu, wysokość finansowania oraz zasady wymiany okularów. Powinna też uwzględniać sytuacje, w których nowe zalecenie medyczne uzasadnia wcześniejszą wymianę.
Czy finansowanie okularów pracownika jest kosztem podatkowym?
Wydatek poniesiony w celu wykonania obowiązku BHP co do zasady stanowi koszt uzyskania przychodów pracodawcy. Dotyczy to zarówno przedsiębiorcy rozliczającego koszty na gruncie PIT, jak i spółki opodatkowanej na zasadach ogólnych CIT.
Podstawą jest związek wydatku z działalnością: pracodawca zapewnia warunki pozwalające pracownikowi wykonywać obowiązki zgodnie z przepisami. Znaczenie ma również właściwe udokumentowanie wydatku i jego rzeczywiste poniesienie.
Przy refundacji kosztem jest kwota faktycznie zwrócona pracownikowi. Jeżeli pracownik sam pokrył część ceny, ta część nie jest kosztem pracodawcy.
Warto pamiętać, że przedsiębiorca na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych nie pomniejsza przychodu o koszty zakupu lub refundacji okularów. Nie zwalnia go to z obowiązków BHP wobec pracowników.
PIT i składki ZUS po stronie pracownika
Zapewnienie okularów lub zwrot udokumentowanego kosztu ich zakupu, realizowane w ramach obowiązku BHP, korzystają ze zwolnienia z PIT oraz wyłączenia z podstawy wymiaru składek.
Podstawami są:
- art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT,
- § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Kluczowe jest spełnienie warunków BHP, zgodność zakupu z zaleceniem lekarskim oraz prawidłowe udokumentowanie świadczenia. Przepisy nie ustanawiają odrębnego, powszechnego limitu kwotowego zwolnienia podatkowego na okulary.
Co w przypadku przekroczenia firmowego limitu?
Trzeba odróżnić cenę okularów od kwoty otrzymanej przez pracownika.
Jeżeli okulary kosztują 900 zł, a pracodawca zgodnie ze swoją procedurą zwraca 600 zł, pozostałe 300 zł pracownik pokrywa sam. Nie otrzymuje tej kwoty, więc nie powstaje z tego tytułu dodatkowy przychód.
Jeżeli pracodawca wypłaca więcej, niż przewiduje procedura, potrzebna jest ocena podstawy i celu dodatkowej wypłaty. Nie należy automatycznie uznawać każdej nadwyżki za opodatkowaną ani zakładać, że dowolna wypłacona kwota korzysta ze zwolnienia. Należy ustalić, w jakim zakresie świadczenie nadal realizuje obowiązek BHP.
Jeżeli okulary finansowane są jako dobrowolny benefit, mimo niespełnienia warunków BHP, świadczenie co do zasady wymaga rozliczenia jako przychód pracownika, chyba że znajduje zastosowanie inna podstawa zwolnienia. Możliwość zaliczenia takiego benefitu do kosztów pracodawcy ocenia się osobno.
Czy pracodawca może odliczyć VAT od okularów pracownika?
Przy typowej refundacji zakupu okularów pracownikowi pracodawca nie ma prawa do odliczenia VAT.
Jeżeli okulary kupuje pracownik i to on rozporządza nimi jak właściciel, zwrot wydatku nie oznacza, że pracodawca nabył towar. Dotyczy to również sytuacji, w której fakturę wystawiono na firmę.
Potwierdza to interpretacja Dyrektora KIS z 8 września 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.541.2025.2.MG. Samo wskazanie pracodawcy na fakturze nie przesądza o prawie do odliczenia – istotny jest rzeczywisty przebieg zakupu.
Jeżeli firma stosuje inny model, w którym sama rzeczywiście nabywa okulary i następnie udostępnia je pracownikowi, skutki VAT należy ocenić z uwzględnieniem konkretnych okoliczności. Nie należy przyjmować, że sam zakup bezpośrednio przez firmę zapewnia odliczenie.
Brak prawa do odliczenia VAT nie wyklucza kosztu podatkowego. Przy prawidłowej refundacji kosztem pracodawcy jest zasadniczo wypłacona kwota brutto.
Jakie dokumenty przekazać do biura rachunkowego?
Przy refundacji okularów pracownika należy przygotować:
- Zalecenie stosowania korekcji wzroku przy monitorze, wynikające z badań w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej.
- Informację potwierdzającą spełnienie warunku czasu pracy przy monitorze.
- Obowiązujące w firmie zasady finansowania okularów lub szkieł kontaktowych.
- Dokument zakupu – najlepiej fakturę wystawioną na rzeczywistego nabywcę.
- Rozliczenie refundacji lub wniosek pracownika oraz potwierdzenie wypłaty.
Sama faktura, bez potwierdzenia warunków BHP, nie wystarcza do wykazania prawa do zwolnień pracowniczych.
Okulary w firmie – najważniejsze zasady rozliczenia
| Zagadnienie | Standardowe okulary przedsiębiorcy | Refundacja okularów pracownika zgodnie z BHP |
|---|---|---|
| Koszt uzyskania przychodów | Nie – według utrwalonego stanowiska organów | Co do zasady tak, w wysokości poniesionego wydatku |
| Odliczenie VAT | Nie – według stanowiska organów | Nie przy typowej refundacji zakupu dokonanego przez pracownika |
| PIT od świadczenia pracowniczego | Nie dotyczy | Zwolnienie przy spełnieniu warunków |
| Składki ZUS od świadczenia | Nie dotyczy | Wyłączenie przy spełnieniu warunków |
| Znaczenie faktury na firmę | Nie zmienia osobistego charakteru zakupu | Sama nie daje prawa do odliczenia VAT |
| Najważniejsza dokumentacja | Zakup pozostaje wydatkiem prywatnym | Zalecenie z badań profilaktycznych, dokument zakupu i rozliczenie refundacji |
Planujesz refundację okularów pracownikom? Przekaż zasady finansowania do biura rachunkowego przed pierwszą wypłatą. W kochamypodatki.pl pomagamy przedsiębiorcom prawidłowo dokumentować takie świadczenia i rozliczać ich skutki podatkowe oraz składkowe.
